Um ein verschlüsseltes PDF-Dokument aus einem Word-Dokument zu erzeugen, können Sie die integrierten Funktionen von Microsoft Word nutzen. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie schützen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei“ und wählen Sie „Speichern unter“ aus, wobei Sie darauf achten müssen, dass Sie nicht „Exportieren“ wählen, sondern „Speichern unter“ verwenden. Wählen Sie im Dropdown-Menü unter „Dateityp:“ das Format „PDF“ aus. Anschließend erscheint die Schaltfläche „Optionen…“, die Sie anklicken müssen. Im sich öffnenden Fenster finden Sie unter „PDF-Optionen“ den Punkt „Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln“, den Sie aktivieren müssen. Geben Sie ein Passwort mit mindestens sechs und maximal 32 Zeichen ein und bestätigen Sie mit „OK“. Nachdem Sie den Dateinamen und den Speicherort festgelegt haben, klicken Sie auf „Speichern“. Abschließend sollten Sie das erstellte PDF öffnen, um sicherzustellen, dass der Kennwortschutz funktioniert.
Alternativ können Sie auch den virtuellen Drucker PDF Creator verwenden, der als Drucker auf Ihrem Rechner installiert wird. Öffnen Sie das Word-Dokument, klicken Sie auf „Drucken“ und wählen Sie „PDF Creator“ als Drucker aus. Im sich öffnenden PDF Creator-Fenster können Sie über die Menüleiste links „PDF“ wählen und dann den Reiter „Sicherheit“ auswählen, um ein Passwort zum Öffnen der Datei und den Verschlüsselungsgrad festzulegen. Zusätzlich können Sie festlegen, welche Aktionen der Empfänger mit dem Dokument durchführen darf, wie beispielsweise das Bearbeiten oder Drucken.